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Escrituras, procurações, testamentos: notários lançam arquivo central digitalizado

A Ordem dos Notários vai ter disponível a partir de 1 de junho uma plataforma de arquivo eletrónico nacional através da qual vai ser possível pedir acesso a certidões, escrituras, registos de testamentos e outros documentos por via eletrónica.

Para o bastonário, o arquivo nacional digital representa “uma alteração do paradigma de utilização de documentos jurídicos” e “uma grande mudança e rutura” na “forma transparente” como as pessoas vão poder aceder aos documentos e usá-los com valor legal.

Chama-se Arquivo Eletrónico de Documentos Notariais, é lançado esta quarta-feira e promete ser uma “revolução” na forma como os cidadãos e as empresas se relacionam com os documentos. Todas as escrituras, procurações, certidões, habilitações de herdeiros, testamentos, passarão a ser digitalizados e guardados, com valor legal, neste arquivo central, podendo ser acedidos pelos notários e cidadãos em qualquer ponto do país (e, futuramente, no estrangeiro). Mas não é só. Doravante, com este novo instrumento, a Ordem dos Notários passará a dispor de informação atual, quase em tempo real, sobre boa parte dos negócios imobiliários, testamentos e escrituras que se fazem no país.

Todos os anos os notários emitem, em média, 700 mil documentos. Como todas as novas escrituras vão ser depositadas no arquivo central da Ordem, a manter-se este ritmo, “daqui a dez anos vamos ter arquivos com 7 a 8 milhões de documentos”, e isto “sendo pessimista”, estima Jorge Batista da Silva.

De 1 de junho em diante, todos os documentos que passam pelos notários vão ser digitalizados e enviados para a nova plataforma. O arquivo eletrónico fará uma verificação da informação e regista-a automaticamente. Além disto, a base de dados terá um conjunto adicional de campos que têm de ser preenchidos – numa primeira fase manualmente, numa fase posterior de forma automática, num modelo que está a ser trabalhado com as empresas de software que prestam serviços aos cartórios.

Este exercício é válido tanto para as novas escrituras, para as quais o processo é obrigatório, como para as antigas. “Se um cidadão quiser digitalizar o seu documento, pode pedir ao notário para o fazer”, ficando igualmente com um código de acesso digital, explica o bastonário.

É este processo que permite que, doravante, se faça a partilha de documentos com valor legal, de forma digital. “Em vez de andarem com uma pilha de papéis, as pessoas saberão os códigos associados aos documentos e limitam-se a entregar os códigos”.

É também este processo que, no futuro, permitirá que a Ordem dos Notários passe a ter na sua posse estatísticas sobre o número de escrituras – de imóveis, mas não só – que se fazem no país. “Se daqui a um mês quiser saber o número de escrituras, poderei ficar a saber”.

Jorge Batista da Silva sublinha que “a Ordem dos Notários, enquanto entidade gestora da plataforma, não acede aos documentos nem aos metadados” – aliás, o projeto esteve durante meses em discussão com o Ministério da Justiça e com a Comissão Nacional de Proteção de Dados, que lhe deu luz verde. “Os documentos vão ter uma encriptação”. As estatísticas serão produzidas de forma anonimizada e com valores médios.

O processo é para avançar por fases, mas, desde já, o bastonário não tem dúvidas de que este novo modelo “altera completamente o paradigma na forma como as pessoas consultam e partilham os documentos”. Alem de que, através das estatísticas, “teremos uma melhor perceção do país”.

(Fonte Expresso, Foto Lusa)